GDRP – Privatlivspolitik for ØRDING FERIEBY (2024-08-04)

 Ørding Feriebys dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige (DPO Data Protecting Officer)

Ørding Ferieby er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Birthe Aaholm Sølund (foreningens sekretær)

Adresse: Røllikevej 6

CVR: 35704620

Telefonnr.: ???????

Mail: ??????

Website: www.ordingferieby.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, hjemme og sommerhus adresse, telefonnummer, e-mailadresse, deltagelse i udvalg m.m.
  • Fotos: Medlemmet skal være opmærksomt på, at der optages billeder til foreningens galleri på hjemmesiden. Såfremt et medlem ikke ønsker sit billede lagt på hjemmesiden i nogen form, skal vedkommende gøre opmærksom på dette. Dog kan situationsbilleder, hvor det er aktiviteten eller situationen der er formålet med billedet, være OK at offentliggøre uden samtykke.
  • E-mailadresse anvendes til kontakt til medlemmerne f.eks. via Nyhedsbreve

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige oplysninger fra kommune, ejendomsmægler m.v.

 Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål og kun når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter
  • Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller en situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en kort periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Foreningen bruger ikke Cookies på hjemmesiden.

 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt
  • Bogføringsbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.                                                                

Vi har p.t følgende oplysninger om medlemmerne:

  • Sommerhus adresse
  • Navn og hjemmeadresse – inkl. Ægtefælle/samlever
  • Kontaktoplysninger (tlf. e-mail m.v.)
  • din tilknytning til bestyrelse og arbejdsgrupper i foreningen
  • Billeder: Diverse billeder fra foreningens arrangementer